Vereniging Ondernemingen Alphen aan den Rijn
Vereniging Ondernemingen Alphen aan den Rijn
Thuis én op kantoor werken: voor corona, tijdens corona, na corona
Tekst: Eveline Verhoeve, foto's: Peter Franken
Grote bureaus als Capgemini, PwC en Berenschot zijn er in 2021 allemaal bovenop gesprongen: hybride werken is de toekomst. Naast de technische aanpassingen wijzen zij ook op grote veranderingen voor management en werknemers. Gemeente Alphen aan den Rijn heeft voor de omslag in haar organisatie Aestate B.V. ingehuurd, want aldus gemeentesecretaris Peter Derk Wekx: “Hybride werken is weliswaar een vooruitgang, maar het moet wel goed worden ingericht.”
In eerste instantie dachten we net als iedereen: corona duurt twee maanden en dat zingen we wel uit”, vertelt Peter Derk Wekx, gemeentesecretaris oftewel directeur van de Gemeente Alphen aan den Rijn. Maar dat bleek tegen te vallen. Naderhand is ingezet op verantwoord thuiswerken voor het grootste deel van de achthonderdvijftig gemeentelijke medewerkers. Er moesten werkplekken aan huis worden ingericht en de technische ondersteuning, telefoon en digitaal, moest worden opgeschaald.
Inmiddels is het beleid van de gemeente Alphen aan den Rijn om voor het gros van de medewerkers hybride werken mogelijk te maken: “Zonder verlies aan kwaliteit en zonder het sociale aspect uit het oog te verliezen.”
Foto: Peter Derk Wekx
De buitendienst
Ongeveer honderdvijftig van de achthonderdvijftig gemeentelijke medewerkers kunnen nooit van huis uit werken, vanwege de aard van hun functie. “Desalniettemin moet ook voor deze medewerkers tijdens een coronaepidemie worden gedacht aan de veiligheid. Tijdens lockdowns draait het daarbij om voorkomen van besmettingen. “Anderhalve meter afstand in de busjes van de plantsoenendienst gaat gewoon niet. Dan moet er een medewerker met het busje op stap en alle anderen komen op de fiets.”
Wijkmanagers en gebiedsadviseurs kregen tijdens de lockdowns niet alleen te maken met hun eigen veiligheid. Zij hebben een periode de huisbezoeken noodgedwongen gestaakt. Ook omdat veel inwoners door het besmettingsgevaar afzagen van een bezoek aan huis.
Digitaal werken
Desondanks moesten tijdens de lockdowns snel oplossingen worden gevonden waar voorheen niemand over had nagedacht. “Bij de balies van burgerzaken en op het serviceplein zijn we overgegaan op beperkte openingstijden en er is steeds meer op afspraak gewerkt. Dat heeft als bijkomend voordeel dat er geen wachttijden zijn. En bovendien kunnen medewerkers hun tijd effectiever benutten.”
Ook digitaal werken werd ineens een goede oplossing. “De meeste medewerkers bleken sneller digitaal vaardig dan we hadden gedacht. Daarom was toch veel mogelijk waarvan we voorheen dachten dat dat alleen op kantoor kon”, zegt Wekx verheugd. Wel liep de organisatie op tegen een ICT-infrastructuur en een telefoonsysteem die niet zijn ingericht op soepel en snel schakelen naar thuiswerkplekken.
Thuis werken
Na de eerste lockdown is onder de medewerkers een enquête gehouden. Daaruit bleek dat iedereen in 2020 is overvallen; voor de Gemeente Alphen aan den Rijn is dat niet anders dan voor andere ondernemingen. “We waren niet ingericht op thuis werken en we hadden ook de spullen niet staan.”
De ambtenaren zagen echter ook direct al positieve kanten aan thuis werken:
• Je kunt je eigen tijd gemakkelijker indelen
• Geen reistijd
• Betere concentratie in je eigen omgeving
Het punt van concentratie heeft te maken met de indeling van het Alphense gemeentehuis. Het gebouw is ingericht als open kantoortuin met weinig aparte kantoren en relatief weinig werkplekken. Voor 2020 had de Gemeente al maatregelen genomen om de nadelen van een kantoortuin weg te nemen. “We hadden al concentratieplekjes en stiltezalen, maar dus niet structureel. Nu bleek dat het voor veel mensen prettiger en rustiger is om thuis te werken.”
Drie fasen
Voor wat betreft het beleid rond hybride werken zijn er wereldwijd drie fasen te onderscheiden:
• Voor de coronacrisis tot 2020
• Tijdens de coronacrisis 2020-2021
• Na de coronacrisis vanaf 2022
Voor de coronacrisis was er al wel een trend om meer thuis te werken. Dat was toen echter niet structureel en had ook vaak geen prioriteit. Dit geldt ook voor de Gemeente Alphen aan den Rijn: de kantoortuin was de norm met hier en daar een stilteplek.
Toen de crisis eenmaal tot de eerste lockdown leidde, werd al snel duidelijk dat thuis werken meer is dan thuis blijven. Het was echter de eerste tijd behelpen, omdat iedereen was overvallen en niemand was ingericht voor thuis werken. De Gemeente Alphen aan den Rijn nam, net als alle ondernemingen, een aantal noodmaatregelen om zoveel mogelijk ‘normaal’ het werk af te leveren. Inmiddels zijn er voldoende arbo proof thuiswerkplekken in eigendom van de gemeente om iedereen die er een nodig heeft van een thuiswerkplek te voorzien.
Ook is hybride werken, deels op kantoor en deels thuis, de nieuwe norm geworden. Helemaal thuis werken vindt Wekx geen goede optie: “Het praatje bij de koffie is toch de smeerolie van een organisatie. Bovendien missen mensen naast het sociale contact ook de informele overlegmomenten met collega’s.”
Het nieuwe normaal
De Gemeente Alphen aan den Rijn heeft nu ingezet op hybride werken in de hele organisatie, voor zover mogelijk. “Ons nieuwe beleid sinds dit jaar is om deels thuis en deels op kantoor te werken. Wij streven naar fiftyfifty. Dat is de basis en daarna hangt het ook af van de werkzaamheden en de mogelijkheden. Dat moet worden afgestemd met de eigen teamleider, want op sommige momenten moet iedereen er gewoon zijn.”
De technische complicaties zijn een verouderd ICT- en telefoonsysteem. “We willen bijvoorbeeld in alle vergaderzalen ook met hybride teams overleggen waarbij een deel van de medewerkers fysiek aanwezig is en een deel via een teams verbinding. Om dat te bereiken, moet onze ICT worden vernieuwd. Dat is een forse investering.”
Uitdagingen
Omdat binnen de gemeentelijke organisatie geen expertise is over hoe hybride werken precies moet worden vormgegeven, is een extern onderzoek uitgevoerd door Aestate B.V. De uitdagingen zijn:
• Nieuwe telefooncentrale
• Nieuwe ICT-infrastructuur
• Inrichting van het gebouw
• Aanpassen van inventaris
• Laptops et cetera
Vanuit het ambtelijk korps is aan de voorkant meegedacht over de veranderingen. Er zijn onder circa honderdtwintig medewerkers vragen verspreid om te komen tot persona’s van een flink aantal ‘normale’ werknemers en wat zij nodig hebben. Dat wordt de basis voor de nieuwe inrichting van het gebouw.
Belangrijk voor Peter Derk Wekx: “Ik wil wel dat medewerkers zo goed mogelijk kunnen werken. Ik geloof erin dat gelukkige medewerkers beter werk leveren. Daarom vind ik hybride werken een vooruitgang.”
Thuiswerken verhoogt productiviteit
Uit onderzoek van Capgemini blijkt dat het verplichte thuiswerken in 2020 tot positieve resultaten leidt. Er is meer productiviteit, omdat er minder reistijd is, er zijn flexibele werkschema’s en er wordt goed gebruikgemaakt van virtuele samenwerkingstools. De winst in de dienstensector is het grootste, met de meeste ‘winst’ voor IT met 68 procent.
Wereldwijd blijkt dat in alle sectoren een hogere productiviteit is behaald, onder meer door inzet van meer digitalisering en nieuwe technologieën. Capgemini verwacht dat een overgrote meerderheid van de bedrijven hybride werken en meer flexibel werken zal bevorderen en dat dit zorgt voor een grote transformatie.
Capgemini Research Institute, Remote workforce survey, September-October 2020
Vijf voorwaarden om van hybride werken een succes te maken
PcW-specialisten zien vijf randvoorwaarden om hybride werken in een organisatie te implementeren. Deze zijn essentieel om permanent succesvol te zijn:
Vijf voorwaarden om van hybride werken een succes te maken op pwc.nl/thema's/blogs
Berenschot introduceert hybride werken scan
Berenschot heeft samen met Ixly een online scan ontwikkeld om het vermogen van medewerkers in kaart te brengen om in een hybride omgeving te presteren. De scan is ontwikkeld omdat er nog weinig aandacht is voor de vraag in hoeverre medewerkers het vermogen hebben om zich aan te passen aan hybride werken. Er wordt expliciet niet gekeken naar het technische aspect, maar naar het menselijke functioneren. De scan richt zich daarbij op drie elementen: verbinding, autonomie en lerend vermogen. Er kan met een groep of individueel worden gescand.
U moet Inloggen om te reageren