Hoe komt het dat organisaties beginnen met energie, ambitie en sterke ideeën, maar onderweg toch iets kwijt te raken? Dat ze verzanden in routine of juist moeite krijgen om richting te houden? Als trainer, adviseur en consultant heeft Arvid Hendriks antwoorden op deze vragen. Daarom gaf hij in VOA magazine tien tips over hoe organisaties weerbaarder kunnen worden.
Lees hoe jouw bedrijf veerkrachtiger kan worden:
Veel organisaties maken van verandering een project. Er moet iets nieuws gebeuren, dus we maken er een project van. Het nadeel daarvan? Een project heeft een einddatum. Op moment X is het klaar. Dat is prettig, maar niet als het gaat om verandering. Want een verandertraject is nooit af. Weerbaarheid al helemaal niet.
Het is geen ‘ding’, maar een manier van werken. En dus iets wat continu aandacht vraagt. Het moet in het DNA van je organisatie gaan zitten. Dat betekent: blijven kijken naar waar de balans zit tussen routine en verandering, tussen taak en mens. Weerbaarheid vraagt geen projectplan. Het vraagt alertheid. Elke dag opnieuw.
In spannende tijden zie je het overal gebeuren: organisaties die ineens andere keuzes maken. Korte termijn, snel resultaat. Denk aan organisaties die inspelen op korte termijn kansen. Lucratief, maar vaak niet in lijn met de lange termijn. Ondertussen raak je verder weg van waar je eigenlijk naartoe wilde. Zonder duidelijke richting ga je vanzelf verkeerde beslissingen nemen. Vaak zie je dat pas te laat.
In veel organisaties is de structuur op een bepaald punt leidend. Processen, routines, beleid, alles ligt vast. De werkelijkheid verandert, de organisatie niet. “Ja maar zo doen we het altijd hier.” Dat is precies de reden waarom het een keer anders moet. Want wat ooit werkte, hoeft vandaag niet meer te werken. En als je daar te lang aan vasthoudt, mis je kansen of loop je vast.
Koers houden is belangrijk. Weten waar je naartoe wilt. Maar het plan om daar te komen? Dat is niet in beton gegoten. Plannen zijn er om je richting te geven, niet om je vast te zetten. Hou vast aan je richting, maar durf je aanpak steeds opnieuw te bekijken en aan te passen.
Veel organisaties zijn ingericht op basis van een organigram in ‘harkvorm’. Lijntjes, functies, hiërarchie. Maar daar zit zelden de kracht. Sterke organisaties werken als netwerken. Mensen die op verschillende plekken hun expertise inzetten. Eerst leiderschap: waar gaan we naartoe, met wie en waarom? Daarna pas management: hoe organiseren en meten we dat?
En hier gaat het vaak mis: mensen krijgen wel verantwoordelijkheid, maar niet de ruimte om te handelen. Dat schuurt. Verantwoordelijkheid zonder bevoegdheid leidt tot frustratie. En op termijn zelfs tot uitval door een burn-out. Weerbaarheid vraagt dus om balans: tussen verantwoordelijkheid en bevoegdheid, tussen structuur en ruimte, tussen taak en mens. Dat lukt alleen als je je organisatie inricht op samenwerking en autonomie, niet op controle.
“Dat hoeven ze toch niet te weten.” Als je dat denkt, heb je een groter probleem dan je denkt. Je kunt niet verwachten dat mensen zich inzetten voor een groter doel, als je ze niet meeneemt. Organisaties gaan zelden stuk op strategie. Ze gaan stuk op gebrek aan vertrouwen, slechte communicatie en zwak leiderschap. Vertrouwen betekent ook: ruimte geven om te experimenteren, om fouten te maken en om te leren. Zonder ruimte om te proberen, gebeurt er helemaal niets.
Veel organisaties willen spanning oplossen. Maar spanning hoort erbij. Altijd. Tussen routine en vernieuwing. Tussen taak en mens. De vraag is niet of het er is, maar wat je ermee doet. Spanning is een signaal. Dat er iets schuurt. Dat je moet opletten. Wordt het structureel en botst het met je richting? Dan moet je iets doen.
Structuur vinden we makkelijk. Processen, afspraken, rapportages, alles is geregeld. Cultuur laten we vaak gebeuren, terwijl daar juist het verschil wordt gemaakt. Hoe ga je met elkaar om en hoe reageer je op fouten?
Dat bepaal je niet met een poster aan de muur. Dat zit in gedrag, in leiderschap en in wat je elke dag laat zien. En let op: zonder vertrouwen werkt structuur niet. Maar zonder structuur werkt vertrouwen ook niet.
Niet iedereen die lang ergens werkt, is automatisch een goede leider. En niet elke specialist is een goede leider. Leiderschap vraagt iets anders. Richting geven. Overzicht houden. Mensen bij elkaar brengen. De beste leiders bouwen teams waarin mensen doen waar ze goed in zijn. Zij bewaken de koers en samenhang. Leiderschap zit niet in een functie. Het zit in gedrag.
“We hebben er geen tijd voor.” Dat is waarom het misgaat. Veel organisaties zijn alleen maar aan het reageren. Brandjes blussen. Maar ondertussen bouwen ze niets. Weerbaarheid vraagt dat je vooruit kijkt. Dat je nadenkt over structuur, aanpak en richting. Zodat je niet steeds verrast wordt, maar weet wat er komt. Organisaties die blijven blussen, raken uitgeput. Organisaties die bouwen, worden sterker.
Communicatie verbindt alles in een organisatie: structuur en verandering, taak en mens. Want de ander kan niet ruiken wat jij denkt. Blijf praten, afstemmen en aanpassen. The sky is the limit, als mensen echt samenwerken.
foto; Arvid Hendriks / tekst; Danielle Muit