VOA-Magazine nov. 2024: Big Event - Succesvol inschrijven op lokale aanbestedingen

Zaken doen met de gemeente

Tekst: Marco Beentjes
Foto (gemaakt door Peter Franken): Bas de Lange en wethouder Anouk Noordermeer

Er waait een frisse wind door het gemeentehuis. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is toe aan herziening, waarbij nadrukkelijk de deur wordt opengezet voor lokale aanbestedingen. Hoe maak je als lokaal bedrijf de meeste kans op een opdracht? Bij het Aanbestedingscafé van de gemeente en de VOA vind je antwoorden.

De samenwerking tussen VOA en Gemeente Alphen aan den Rijn bestaat al heel lang. Ondernemers laten zich regelmatig horen in het gemeentehuis en de gemeentelijke organisatie neemt op zijn beurt deel aan tal van VOA-commissies en -werkgroepen. Toch is de samenwerking op gebied van lokale aanbestedingen nog niet eerder zo soepel verlopen, gevoed vanuit de gezamenlijke wens om dit nu eens goed vlot te trekken. Wethouder Anouk Noordermeer en Bas de Lange van de VOA koppelen ook concrete acties aan deze gezamenlijke wens. Via het Aanbestedingscafé heeft de gemeente Alphen aan den Rijn de VOA uitgenodigd om samen praktische invulling aan het nieuwe beleid te geven. Het blijft een door wetten en regelgeving omsloten gebied - waarin de beste moge winnen - zonder oneerlijke voorkeuren uit te spreken. Maar waar lokale aanwezigheid en lokale kennis van doorslaggevende waarde kunnen zijn om een opdracht naar je toe te trekken.

Wethouder Anouk Noordermeer, Bas de Lange en de VOA blijken goed met elkaar te kunnen sparren. “Eerst zijn we met een klein groepje ambtenaren en lokale ondernemers om de tafel gaan zitten om praktijkvoorbeelden op te halen”, vertelt Anouk. “Dat is de kapstok geweest waar we de organisatie van de Aanbestedingcafés verder aan ophangen. We hebben van beide kanten alles op tafel gelegd; dingen die goed gaan maar ook dingen die niet goed gaan. Want daar leren we van. De pijn bleek in beide kampen te bestaan. Waar lokale ondernemers het vervelend vonden om bij voor de hand liggende opdrachten mis te grijpen, moest de gemeente vaak andere keuzes maken vanuit specifieke voorwaarden, met het gevoel dat de lokale ondernemer toch de beste kandidaat zou zijn geweest. Aan de hand van deze praktijkvoorbeelden gaan we zaken waar mogelijk anders inrichten.”

Volop ruimte
Beide partijen constateerden vervolgens dat het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid van Gemeente Alphen aan den Rijn al behoorlijk wat ruimte geeft om opdrachten lokaal uit te besteden. Waarbij het enerzijds noodzakelijk was om de gewenste manier van werken overal te laten doorsijpelen binnen het gemeentelijk apparaat. Daar zitten immers de mensen het werk daadwerkelijk moeten uitvoeren. Anderzijds bleek het nodig om ondernemers te instrueren hoe zij het beste van de geboden ruimte gebruik kunnen maken. Zo vereist succesvol inschrijven op aanbestedingen bijvoorbeeld een benadering waarin een goede beschrijving één van de belangrijkste voorwaarden is voor mogelijk succes. In mei 2024 werd hierom een eerste VOA Aanbestedingscafé georganiseerd bij Rijnvicus in Alphen aan den Rijn.

“We hadden gerekend op 40 geïnteresseerde ondernemers, maar bijna het dubbele aantal kwam opdagen”, vertelt Bas over deze bijeenkomst. “Blijkbaar is het een onderwerp dat enorm leeft bij ondernemers. Daarbij moeten we wel zeggen dat het geen besloten feestje is. We organiseren alle Aanbestedingscafés nadrukkelijk voor alle ondernemers in Alphen aan den Rijn.”

Positieve houding
Inhoudelijk viel hem een goede grondhouding op. Bas: “Met een realistische kijk werd onderzocht hoe we elkaar als gemeente en bedrijfsleven verder konden helpen. Hoe word je de beste inschrijver op een aanbesteding? Dit kun je leren. Als je weet hoe het inkoopproces werkt, hoe de gemeente kijkt en hoe wordt beoordeeld. Nét als die grote, landelijke partijen, die het kunstje verstaan om in meerdere gemeentes opdrachten succesvol naar zich toe te trekken. Maar als de beste gegadigde voor een opdracht z’n toegevoegde waarde niet weet te verwoorden op basis van de gestelde criteria, maakt hij geen schijn van kans.”

Ook de geboden mogelijkheid voor de potentiële opdrachtgevers en potentiële klanten om elkaar te ontmoeten bleek een doorslaand succes. Onbekend maakt immers onbemind. En wanneer ondernemers de onderliggende behoeften van de gemeente niet kennen, is het onmogelijk om hierop te acteren. Dit geldt evenzogoed voor het feit dat een gemeentefunctionaris niet om informatie kan vragen bij een hem onbekende ondernemer. Ontmoeting brengt ook de mogelijkheid om een best practice van buiten de regio bij de eigen gemeente te introduceren. En van al deze aspecten worden uiteindelijk beide partijen beter.

Effectief inschrijven
“Ik merkte dat iedereen zin had om ervaringen te delen en zaken met elkaar op te pakken”, aldus Anouk. “Niet alleen om te scoren, maar ook om te weten wanneer je beter een stapje opzij kunt doen. Er kan veel tijd in het inschrijven op een aanbesteding gaan zitten, leerden we van ondernemers. Effectief inschrijven is ook inschatten wanneer je de opdracht beter kunt laten gaan, waarmee je tijd en geld uitspaart die in andere zaken kan worden gestoken. Daar kunnen wij bij helpen. Begin 2025 wil de gemeente starten met een openbare aanbestedingskalender. Daarmee wordt voor iedereen direct zichtbaar welke grote inkooptrajecten gaan starten. Zo wil de gemeente transparant zijn naar alle ondernemers en juist ook die in Alphen aan den Rijn!”

Daarnaast wordt onderzocht of gebruik kan worden gemaakt van een platform en app die het mogelijk maken voor lokale partijen om zich van tevoren in te schrijven. Gemeente Leiden werkt al met iets dergelijks voor de aannemerij. Dit vormt een laagdrempelige manier waarop bedrijven bij de overheid in beeld blijven en waarop vragen kunnen worden gesteld en beantwoord in de aanloop naar mogelijke opdrachten. Ook eerdere ervaringen met bedrijven worden hierop geregistreerd, iets wat verder op geen enkele manier invloed heeft op de beoordeling bij een volgende aanbesteding. Of een dergelijk platform ook in Alphen kans van slagen heeft hangt mede af van de kosten, iets waar de Alphense Gemeenteraad uitsluitsel over zal moeten geven.

Werken naar succes
Het is nu zaak om met elkaar een paar eerste successen te boeken bij de aanbestedingen die momenteel lopen, volgens Bas, anders is het veranderde beleid een papieren tijger. “Al is de organisatie van meerdere Aanbestedingscafés voor de VOA en Gemeente op zichzelf natuurlijk al positief.” Een stelling die door de wethouder wordt bevestigd: “Het leerproces is héél tof. Ik zit niet bij de beoordeling van aanbestedingen en dat mag ik ook niet. Maar wij hebben zo’n mooi aanbod van bedrijven in onze gemeente, dat ik ervanuit ga dat we binnenkort toch wel een aantal zaken lokaal kunnen aanbesteden. Ik wil iedere ondernemer oproepen om vooral mee te doen.” Tot slot waarschuwt zij er wel voor dat de opdrachten niemand via het open venster zal komen aanwaaien. “Je moet er echt je best voor doen. En als je verder wilt weten hoe je je uitgangspositie kunt verbeteren, dan kun je bij het VOA-Aanbestedingscafé terecht.”

Overzicht aanbestedingen november/december 2024
Onder voorbehoud van last minute wijzigingen en aanvullingen, verwacht de centrale inkoopafdeling van Gemeente Alphen aan den Rijn dat gedurende de laatste 2 maanden van 2024 de volgende aanbestedingen starten:
- Watergeven van planten en bomen
- Verduurzamingsonderzoek vastgoed
- Werving- en selectiebureaus

De eerste stap
Klik op deze link voor details over de inkoop- en aanbestedingsprocedure, regels en voorwaarden die Gemeente Alphen aan den Rijn stelt. 

Tip 1: Een goede omschrijving is cruciaal. Denk nooit: oh, dat begrijpt de beoordeling wel.
Tip 2: Heb je de opdracht niet gekregen? Bel dan even voor een opgaaf van reden. Dat maakt je wijzer voor de volgende keer.
Tip 3: Onderzoek de achterliggende behoefte van de Gemeente tijdens het Aanbestedingscafé. En zorg dat ze jouw bedrijf óók kennen.