Help, vakantie!

9 tips voor ondernemers om met een gerust hart op vakantie te gaan.

Krijg je al stress bij het idee dat je je bedrijf weer moet achterlaten? Moet je nog zoveel doen voordat je met een gerust hart weg kunt? En bén je eenmaal op die mooie bestemming, maar lig je op je strandbedje te piekeren over de zaak en duik je alsnog elke dag achter je laptop? VOA geeft negen praktische tips voor jou: zo regel jij je zaakjes voor je vertrekt. Zodat je écht kunt genieten van je vakantie en je batterij kunt opladen.

Tip 1: Ga als iedereen gaat
Als iedereen weg is (dus ook je klanten), kun je gemakkelijker een paar weken gemist worden. Bepaal welke periode dat voor jou is; in de meeste gevallen zal dit de zomervakantie/bouwvak zijn. Ga niet midden in het topseizoen op vakantie: dan ben je tijdens drukte slecht bereikbaar voor je klanten en medewerkers.

Tip 2: Laat vooraf weten dat je weg bent
Bedenk wie moeten weten dat jij straks vrij bent, informeer hen ruim op tijd en vergeet de einddatum niet te noemen. Mensen die weten dat je vrij bent, vallen je immers minder snel lastig. Hen informeren is ook nog eens klantgericht: zaken die door moeten lopen in jouw vakantie, kun je vooraf met hen bespreken en goed overdragen aan een medewerker.

Tip 3: Maak een vakantiedraaiboek
Dit hoeft heus geen compleet boekwerk te zijn. Een puntsgewijze opsomming met belangrijke bedrijfsprocessen, contactpersonen, lopende projecten en afspraken is voldoende om het bedrijf zonder jou te laten functioneren. Schrijf dit draaiboek ruim voor vertrek en denk ook aan een procedure bij calamiteiten.

Tip 4: Wijs een vervanger aan
Denk goed na wie jouw rol kan waarnemen tijdens je vakantie. Kies iemand met voldoende kennis en capaciteiten om het team aan te sturen tijdens je afwezigheid. En laat je team ook weten dat diegene is aangewezen als jouw vervanger. Met je vervanger loop je het vakantiedraaiboek uit tip 3 uitvoerig door, zodat diegene precies weet wat er speelt en zodat hij/zij eventueel vragen kan stellen.

Tip 5: Maak afspraken met je medewerkers
Natuurlijk sta jij bij noodgevallen klaar voor je collega’s. Maar ze hoeven je niet voor elk wissewasje te bellen. Kader goed af wat voor jou een noodgeval is en zorg dat je medewerkers weten via welk communicatiemiddel jij het liefst hebt dat ze jou in zo’n geval benaderen (e-mail, WhatsApp of telefonisch). Je kunt ook tijden aangeven waarop je collega’s je kunnen bereiken met vragen, bijvoorbeeld alleen tussen negen en elf uur ’s ochtends. De rest van de dag gaat die telefoon gewoon lekker uit!

Tip 6: Stel een out-of-office reply in
Kleine moeite, groot effect. Dus altijd doen! Mensen die jou mailen weten meteen dat je er niet bent, en wanneer je je mail weer leest. En bij wie ze moeten zijn als iets haast heeft. Doe dit ook als je tijdens je vakantie toch bij je mail kunt; lekker rustig!

Tip 7: Maak een to do lijst voor na je vakantie
Zet op een rij wat je na je vakantie allemaal moet doen en begin daar eventueel alvast mee. Dat zorgt ervoor dat je na je vakantie niet helemaal vanaf nul hoeft te beginnen en dat je makkelijker en efficiënter van start kunt gaan. Zo’n lijst zorgt trouwens ook voor overzicht; zo kun je pas écht met een gerust hart op vakantie.

Tip 8: Ruim je bureau op
Zorg niet alleen dat je hoofd, maar ook je bureau lekker opgeruimd is als je weggaat. Neem dus de tijd om op de laatste dag voor je vakantie alle rotzooi weg te gooien en belangrijke documenten goed op te bergen. Dat is prettiger weggaan en ook veel fijner terugkomen na je vakantie.

Tip 9: Laat los
Het is wetenschappelijk bewezen dat het goed is om er af en toe op uit te gaan. Het is zelfs goed voor de bedrijfsvoering. Als je terugkomt van een heerlijke vakantie kun je weer fris naar je bedrijf kijken. Je kunt problemen zien en aanpakken met nieuwe energie. En misschien word je wel verrast door die ene medewerker die de zaken zo goed heeft waargenomen, dat je nog wel een weekje weg kon blijven.

Dus ..... Fijne vakantie!